Our Health & safety Policy

Reflex Office Products Ltd  is committed to undertaking business practice in accordance with Health & Safety laws, regulations and guidelines. We strive to ensure good practice and risk management in all our working procedures.

We endeavour to provide adequate control of the health and safety risks arising from our work activities and we consult with our employees on matters affecting their health and safety. It is our practice to provide and maintain safe plant and equipment and to ensure safe handling and use of substances. We are committed to the provision of information, instruction and supervision, ensuring that all employees have received adequate training and are competent to do their tasks.

Our policy seeks to prevent accidents and cases of work-related ill health, to maintain safe and healthy working conditions and to review and revise working practices and procedures as necessary and at annual intervals.

Our areas of responsibility are:

  • Overalland final responsibility for health and safety is that of the Managing 
  • Responsibilityfor ensuring this policy is put into practice is delegated to the HR
  • Mike Geewanwill ensure that health and safety standards are maintained and improved on a day-to-day

Assessment and compliance:

  • Allemployees are required to:
    1. co-operatewith supervisors and managers on health and safety matters
    2. notinterfere with anything provided to safeguard their health and safety
    3. takereasonable care of their own health and safety
    4. reportall health and safety concerns to their manager
  • Riskassessments will be undertaken by the Warehouse Manager or Mike Geewan.
  • Thefindings of the risk assessments will be reported to the HR Manager or Managing 
  • Actionrequired to remove/control risks will be approved by the Managing 
  • TheManaging Director will be responsible for ensuring the action required is 
  • TheWarehouse Manager or Mike Geewan will check that the implemented actions have been removed/reduced the 
  • Assessmentswill be reviewed both annually and as 

Consultation with employees

  • Employeerepresentatives are Darshna Patel and Mark Kendrick.
  • Consultationwith employees is provided by the HR 

Safe plant and equipment

  • TheWarehouse Manager will be responsible for identifying all equipment needing 
  • TheWarehouse Manager will be responsible for ensuring effective maintenance procedures are drawn 
  • TheWarehouse Manager will be responsible for ensuring that all identified maintenance is 
  • Anyproblems found with equipment should be reported to the Warehouse 
  • TheManaging Director will check that new equipment meets health and safety standards before it is 

Safe handling and use of substances

  • Mike Geewanwill be responsible for identifying all substances which need a COSHH 
  • Mike Geewanwill be responsible for ensuring that all actions identified in the assessments are 
  • TheHR Manager will be responsible for ensuring that all relevant employees are informed about the COSHH 
  • TheWarehouse Manager will check that new substances can be used safely before they are 
  • Assessmentswill be reviewed both annually and as 

Information, instruction and supervision

  • TheHealth and Safety Law posters are displayed in the kitchen and warehouse area.
  • Healthand safety advice is available from the HR 
  • Supervisionof trainees will be arranged and monitored by the HR 
  • TheHR Manager is responsible for ensuring that our employees working at other locations are given relevant health and safety 

Competency for tasks and training

  • Inductiontraining will be provided for all employees by the HR 
  • Job-specifictraining will be provided by the relevant departmental 
  • Specificjobs requiring special training are restricted to the warehouse (i.e. use of the forklift truck). Training and licensing is undertaken where necessary by outside 
  • Trainingrecords are kept by the HR 
  • Trainingwill be identified, arranged and monitored by the HR

Accidents, first aid and work-related ill health

  • Thefirst-aid boxes are kept in offices, the warehouse and the kitchen  An eyewash kit is also kept in the warehouse, located above the electric reach forklift truck charger.
  • Theappointed first aiders are Mike Jennings and JoJo Pavlov.
  • Allaccidents and cases of work-related ill health are to be recorded in the accident  The book is kept by the Mike Jennings (Ground Floor Office).
  • TheHR Manager is responsible for reporting accidents, diseases and dangerous occurrences to the London Borough of Harrow Health & Safety 


  • Tocheck our working conditions, and ensure our safe working practices are being followed, we undertake an annual survey and overhaul of working 
  • TheHR Manager is responsible for investigating 
  • TheHR Manager is responsible for investigating work-related causes of sickness 
  • TheHR Manager is responsible for acting on investigation findings to prevent a 

Emergency procedures  fire and evacuation

  • TheFire Officer is responsible for ensuring the fire risk assessment is undertaken and 
  • Escaperoutes are checked quarterly by our external fire safety 
  • Fireextinguishers are maintained and checked quarterly by our external fire safety 
  • Alarmsare tested quarterly by our external fire safety 
  • Emergencyevacuation is tested quarterly by our Fire 

This policy is fully supported by senior management and has been agreed with employees.

The policy will be monitored and reviewed annually by the HR Manager.